Policy för visselblåsning från kunder, leverantörer och andra externa aktörer

Innehåll

1. Syftet med vår visselblåsarfunktion

2. Vem kan lämna anmälningar i Trumpet?

3. Vad kan anmälas i Trumpet? 

4. Hur görs en anmälan?

5. Vad ska en anmälan innehålla?

6. Hantering av anmälan

7. Möjlighet till anonymitet

8. Information om behandling av personuppgifter

1 Syftet med vår visselblåsarfunktion

1.1 Denna visselblåsarpolicy syftar till att hantera anmälningar som sker genom InArea Group ABs (”Företa-get”) visselblåsarfunktion Trumpet (”Trumpet”), administrerad av den oberoende rådgivaren Whitepaper Advisors Sweden AB (”WPA”). 

1.2 För Företaget är det viktigt att allvarliga oegentligheter blir kända så tidigt som möjligt så att risken för personliga, materiella och immateriella skador samt skador på Företagets anseende minimeras. Genom denna policy ska visselblåsare, som är beredda att signalera om allvarliga oegentligheter, veta att de är viktiga resurser för Företaget. 

1.3 Denna visselblåsarpolicy riktar sig mot Företagets kunder, leverantörer och andra externa aktörer som inte omfattas av det lagstadgade skydd som följer av lag (2021:890) om skydd för personer som rap-porterar om missförhållanden, bättre känd som den svenska visselblåsarlagen. Om du inte tillhör en sådan personkategori som med lagens skydd kan utnyttja Företagets visselblåsarkanaler är det viktigt att komma ihåg att du inte omfattas av något lagstadgat skydd i egenskap av visselblåsare. Oaktat detta vill Före-taget understryka att uppgifter om missförhållanden tas på största allvar av Företaget – oavsett vem som lämnar dem. Företaget tar tacksamt emot rapporter om oegentligheter i enlighet med denna policy även om du inte tillhör en sådan personkategori som kan visselblåsa med lagstadgat skydd. 

1.4 För det fall du i ett arbetsrelaterat sammanhang är verksam i Företagets verksamhet hänvisar vi dig till vår policy ”[Intern visselblåsarpolicy]”. 

2 Vem kan lämna anmälningar i Trumpet?

2.1 En anmälan genom Trumpet kan lämnas av vem som helst förutsatt att anmälan avser oegentligheter i enlighet med punkt 3 nedan. Om du är anställd, konsult, praktikant eller på annat vis är verksam i Före-tagets verksamhet i ett arbetsrelaterat sammanhang vill vi hänvisa dig till att rapportera i enlighet med vår policy för medarbetare. 

2.2 Om du som rapporterar i enlighet med denna policy, och därför inte omfattas av det lagstadgade vissel-blåsarskyddet, upplever att du blir utsatt för repressalier eller annan negativ behandling vill vi be dig att omgående kontakta Rikard Fransson, Hans Förster eller Karim Al-Asi. 

3 Vad kan anmälas i Trumpet?

3.1 För att en anmälan ska få rapporteras via Trumpet krävs att konkreta misstankar finns om en händelse som uppfyller båda kriterierna nedan:  att den avser en allvarlig oegentlighet (se avsnitt 3.2), och att oegentligheten har begåtts av någon i Företagets ledning eller av annan nyckelperson i Företaget (se avsnitt 3.3). 

En anmälan som uppfyller båda kriterierna ovan benämns inom ramen för Företagets interna regelverk för kvalificerad anmälan eller visselblåsning. 

3.2 Med allvarliga oegentligheter avses: 

• ekonomisk brottslighet såsom mutor, bestickning, stöld, bedrägeri och förfalskning, korruption, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings- och skattelagstiftning, samt 

• andra allvarliga oegentligheter som rör Företagets vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, såsom till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen samt mycket allvarliga former av diskriminering och trakasserier. 

3.3 Med Företagets ledning eller andra nyckelpersoner avses följande personer i Företaget: 

• Verkställande ledning: VD och andra C-nivå chefer som ansvarar för att sätta och implementera koncernens strategiska och operationella mål. 

• Styrelsemedlemmar: Personer som sitter i koncernens styrelse, som styr och övervakar företagets strategiska inriktning och affärsetik. 

• Avdelningschefer: Individer som leder viktiga avdelningar som produktion, försäljning, marknads-föring, HR, inköp och IT, och som har stort inflytande över företagets verksamhet och resultat. 

• Nyckelkompetens: Specialister med unik expertis som är avgörande för koncernens verksamhet, arbetsledare, projektledare och IT-experter. 

• Juridisk och compliance personal: De som hanterar företagets efterlevnad av lagar och regle-ringar, vilket är kritiskt för att undvika juridiska risker och böter. 

• Försäljningsdirektörer och säljpersonal: Nyckelindivider inom försäljning som utvecklar och imple-menterar försäljningsstrategier, skapar relationer med kunder, och säkrar avtal som bidrar till företagets intäkter och tillväxt. 

• Inköpschefer och inköpspersonal: De som hanterar förvärv av varor och tjänster som är nödvän-diga för koncernens verksamhet, förhandlar priser och villkor, och säkerställer tillförlitligheten och kvaliteten hos leverantörer. 

Dessa roller samt motsvarande anses vara kritiska för koncernens framgång eftersom de har ansvar för beslut och funktioner som direkt påverkar företagets ekonomiska prestanda, tillväxtmöjligheter, och ope-rativa effektivitet. 

3.4 En anmälan via visselblåsarfunktionen Trumpet ska grunda sig i konkreta misstankar. Visselblåsaren ska ha skälig anledning att tro att den information som denne lämnar är sann, men behöver inte ha bevis för sin misstanke. Anmälningar som enbart görs på grund av rykten eller hörsägen kommer inte att behandlas vidare i Trumpet. 

Vad ska inte anmälas? 

3.5 Andra typer av ärenden än de som framgår av punkterna 3.4-3.3 ovan ska hanteras genom kontakt med annan funktion på företaget, exempelvis din kontaktperson eller kundservice. Vänligen notera att Företa-get på grund av personuppgiftsregler inte kan behandla andra ärenden än de som framgår av punkterna 3.4-3.3 i Trumpet. 

3.6 Ärenden som inte berörs av denna policy, och som inte ska hanteras i Trumpet kan exempelvis vara: 

• händelser som inte utgör en allvarlig oegentlighet i enlighet med avsnitt 3.2 ovan, till exempel allmänt missnöje med en produkt eller bemötande, eller 

• allvarliga oegentligheter som är begångna av personer som inte ingår i Företagets ledning eller utgör en nyckelperson i Företaget i enlighet med avsnitt 3.3 ovan. 

3.7 En anmälan som inte uppfyller kriterierna för en anmälan i visselblåsarfunktionen enligt punkterna 3.41-3.2 ovan benämns inom ramen för Företagets interna regelverk för okvalificerad anmälan. En okvalificerad anmälan kommer inte att hanteras som en visselblåsning. Om en visselblåsare gör en okvalificerad anmälan kommer vederbörande 

4 Hur görs en anmälan?

4.1 Misstankar om oegentligheter kan anmälas till Trumpet via webbformulär, via telefon eller via brev. An-mälan kan ske dygnet runt alla dagar i veckan. 

Anmälan via webbsida, telefon eller brev 

4.2 En anmälan via Trumpets webbformulär, telefon eller brev görs via särskild länk på Företagets hemsida där det framgår hur anmälan ska lämnas. Alternativt skriver visselblåsaren in adressen InAreaGroup.trum-pet-whistleblowing.eu/ på valfri enhet (dator, surfplatta eller mobiltelefon) för att komma till visselblåsar-funktionen Trumpet. Om visselblåsaren väljer att lämna sin anmälan på annat sätt än via Trumpets 

webbformulär är det viktigt att vederbörande lämnar någon form av kontaktuppgift för att kunna erhålla sina inloggningsuppgifter till ärendehanteringssidan i Trumpet. På ärendehanteringssidan ges återkoppling på anmälan och här kan även visselblåsaren hålla kontakten med ärendehandläggarna (se punkt 6.4 nedan). 

5 Vad ska en anmälan innehålla?

5.1 I anmälan ska all fakta beskrivas och påståenden utvecklas så noggrant och detaljerat som möjligt. Allt som kan ha relevans för anmälan ska redogöras. Informationen som lämnas ska vara så korrekt och detal-jerad som möjligt. En anmälan ska, om möjligt, innehålla åtminstone följande information: 

• vad anmälan avser, 

• vem eller vilka som är inblandade, 

• var incidenten hände, 

• när i tiden incidenten hände och 

• om det var en engångsföreteelse eller om problemet pågående eller återkommande. 

5.2 I Trumpet finns möjlighet att kommunicera med ärendehandläggarna – även vid begärd anonymitet. Ge-nom en kommunikationssida i systemet kan ärendehandläggarna ställa frågor och lämna återkoppling till visselblåsaren. Det är därför viktigt att visselblåsare som vill vara anonyma skriver ner de tilldelade inloggningsuppgifterna för fortsatt åtkomst till kommunikationssidan. 

6 Hantering av anmälan

6.1 Anmälningar som sker genom Trumpet hanteras av en begränsad krets av personer som lyder under strikt sekretessåtagande. I denna begränsade krets av personer ingår: 

• särskilt behöriga personer hos WPA, samt 

• Företagets visselblåsarkommitté, som innefattar personer verksamma i Företaget som särskilt ut-setts till att hantera inkommande visselblåsningar. (”Visselblåsarkommittén”). 

Om anmälan berör någon i Visselblåsarkommittén kommer en alternativ kommitté att sättas samman i vilken sådan berörd person inte ingår. 

6.2 Inom sju (7) dagar efter att anmälan har lämnats kommer visselblåsaren få en mottagningsbekräftelse på kommunikationssidan i Trumpet. På denna sida kan även visselblåsaren interagera med ärendehandläg-garna. 

6.3 En anmälan kommer att hanteras respektfullt, försiktigt, med sekretess, och med hänsyn till samtliga inblan-dade individers integritet. En anmälan kommer vidare att hanteras skyndsamt och beslut om åtgärder kommer att fattas snarast möjligt, dock aldrig på bekostnad av kvalitet eller rättssäkerhet för individen eller individerna som är föremål för anmälan. 

6.4 Oavsett om en anmälan bedöms som kvalificerad eller okvalificerad kommer visselblåsaren att få åter-koppling om den bedömning som görs. Om anmälan bedöms vara kvalificerad kommer visselblåsaren även få återkoppling avseende den fortsatta handläggningen av ärendet. Återkoppling kommer att tillgäng-liggöras senast tre (3) månader efter genomförd anmälan, men oftast tidigare, på den sida i Trumpet där visselblåsaren kan kommunicera med ärendehandläggarna. 

7 Möjlighet till anonymitet

7.1 Anmälningar i visselblåsarfunktionen kan ske antingen: 

• helt anonymt, 

• öppet i förhållande till såväl WPA som Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget. 

7.2 Om visselblåsaren önskar sker kommunikation med bibehållen anonymitet och sekretess genom Trumpet. 

7.3 Om visselblåsaren väljer att vara öppen med sin identitet kommer dennes uppgifter hanteras med sekretess och hemlighållas så långt det är legalt möjligt. Vid anmälan som leder till en polisanmälan eller annan rättslig åtgärd, kan Företaget eller WPA dock bli tvunget att lämna ut visselblåsarens personuppgifter (exempelvis för att personen kan behöva vittna i en rättegång). I en sådan situation kommer visselblåsaren att informeras innan hens personuppgifter lämnas vidare förutsatt att detta inte äventyrar utredningen eller den rättsliga åtgärdens syfte. 

7.4 Om anmälan lämnas in genom brev eller telefon behöver visselblåsaren lämna någon form av kontaktupp-gift om denne vill få en bekräftelse på mottagandet av, eller återkoppling på, anmälan. Om visselblåsa-ren vill vara anonym även i förhållande till WPA är det viktigt att visselblåsaren noga överväger vilka kontaktuppgifter denne lämnar. 

8 Information om behandling av personuppgifter

8.1 Personuppgifter som lämnas via Trumpet hanteras i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförord-ningen, annan tillämplig lagstiftning, och Företagets vid anmälningstillfället gällande personuppgiftspolicy som finns tillgänglig på hemsidan. För sådana uppgifter är Företaget personuppgiftsansvarig och WPA personuppgiftsbiträde. Detta inkluderar visselblåsarens personuppgifter om denne väljer att vara öppen mot Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget.