Policy för visselblåsning

Innehåll

Syftet med vår visselblåsarfunktion
Vem kan lämna anmälningar i Trumpet, och med vilket skydd?
Vad kan anmälas i Trumpet?
Hur görs en anmälan?
Vad ska en anmälan innehålla?
Hantering av anmälan
Möjlighet till anonymitet
Information om behandling av personuppgifter
Möjlighet att rapportera oegentligheter till myndighet
Möjlighet att offentliggöra information om ogentligheter

1 Syftet med vår visselblåsarfunktion

1.1 Denna visselblåsarpolicy syftar till att hantera anmälningar som sker genom InArea Group ABs (”Företa-get”) visselblåsarfunktion Trumpet (”Trumpet”), administrerad av den oberoende rådgivaren Whitepaper Advisors Sweden AB (”WPA”).

1.2 För Företaget är det viktigt att allvarliga oegentligheter blir kända så tidigt som möjligt så att risken för personliga, materiella och immateriella skador samt skador på Företagets anseende minimeras. Genom denna policy ska visselblåsare, som är beredda att signalera om allvarliga oegentligheter, veta att de är viktiga resurser för Företaget varför Företaget strävar efter att säkerställa ett företagsklimat där vissel-blåsare känner att de tryggt och utan rädsla kan rapportera sina uppgifter.

1.3 Notera att denna visselblåsarpolicy inte beskriver det totala område du som visselblåsare med lagstadgat skydd kan visselblåsa om, utan enbart användningsområdet för Trumpet. Eftersom Företaget enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, bättre känd som den svenska visselblåsarlagen, inte är skyldigt att ha interna rapporteringskanaler kan vi av personuppgiftsskäl inte behandla andra anmälningar än sådana som omfattas av denna policy i vår visselblåsarkanal Trumpet. Denna visselblåsarpolicy begränsar inte på något vis din möjlighet att i enlighet med svensk lag rapportera om missförhållanden som inte omfattas av denna visselblåsarpolicy.

2 Vem kan lämna anmälningar i Trumpet, och med vilket skydd?

2.1 En anmälan genom Trumpet kan lämnas av vem som helst förutsatt att anmälan avser oegentligheter i enlighet med punkt 3 nedan. Däremot är skyddet mot repressalier samt mot tystnadsplikter som följer av lag och som beskrivs i mer detalj i punkt 2.2–2.3 nedan enbart tillämpligt på visselblåsare som på något sätt representerar eller är verksamma i Företaget i arbetsrelaterade sammanhang. Detta inbegriper sty-relsemedlemmar, alla anställda (tillsvidareanställda, provanställda, visstidsanställda, heltids- och deltids-anställda), praktikanter, volontärer, konsulter eller andra uppdragstagare och inhyrd personal (beman-ningspersonal) i Företaget. Även aktieägare som är verksamma i Företaget kan rapportera genom Trum-pet och erhålla skydd, liksom personer som ingår i Företagets kontrollorgan.

2.2 Den som anmäler förhållanden som berörs av denna policy (se nedan i punkt 3), och utgör en person som kan rapportera skyddat i enlighet med vad som framgår av punkt 2.1 ovan, är skyddad mot repressalier, vilket innebär att inga negativa effekter ska drabba en visselblåsare eller en närstående till denna med anledning av att personen gjort en anmälan. Detta skydd förutsätter att anmälan är gjord i god anda, att visselblåsaren hade skälig anledning att anta att informationen om oegentligheten var sann och att rap-porteringen gjorts på något av de sätt som anges i denna policy. Skyddet enligt denna punkt omfattar inte bara visselblåsaren, utan även dennes kollegor, fackliga representanter eller skyddsombud som bistår med hjälp samt visselblåsarens arbetsgivare eller företag om visselblåsaren exempelvis är bemannings-personal eller konsult på Företaget. Om en visselblåsare upplever sig ha blivit utsatt för repressalier för att denne eller någon annan har rapporterat missförhållanden bör vederbörande omedelbart ta kontakt med Rikard Fransson, Hans Förster eller Karim Al-Asi. Notera att skyddet inte hindrar Företaget från att vidta åtgärder mot visselblåsaren på andra grunder än dennes anmälan.

2.3 Den som anmäler oegentligheter som berörs av denna policy och utgör en person som kan rapportera skyddat i enlighet med vad som framgår av punkt 2.1 ovan, är, i de flesta fall, skyddad mot sanktioner på grund av att rapporteringen innebär brott mot de allra flesta av normalt förekommande tystnadsplik-ter, förutsatt att det fanns skälig anledning att anta att den lämnade informationen var nödvändig att lämna för att avslöja oegentligheten – skyddet omfattar inte överskottsinformation som inte rimligen be-höver lämnas för att avslöja oegentligheten. Skyddet gäller oavsett om tystnadsplikten följer av avtal eller lag, men omfattar ej s.k. kvalificerade tystnadsplikter. Exempel på kvalificerade tystnadsplikter som inte omfattas av ansvarsfriheten är exempelvis brott mot tystnadsplikter till skydd för rikets säkerhet eller avseende försvarsuppfinningar. Andra tystnadsplikter som inte får brytas genom hänvisning till visselblå-sarlagstiftningen är sådan som gäller till förmån för privatpersoner inom hälso- och sjukvård samt flera tystnadsplikter som gäller inom pedagogisk verksamhet. Notera att skyddet mot tystnadsplikter inte ger visselblåsaren någon rätt att lämna ut handlingar eller dokument.

2.4 Tänk på att det inte finns något repressalieskydd om visselblåsaren i och med rapporteringen gör sig skyldig till brott.

3 Vad kan anmälas i Trumpet?

3.1 För att en anmälan ska få rapporteras via Trumpet krävs att konkreta misstankar finns om en händelse som uppfyller båda kriterierna nedan:

att den avser en allvarlig oegentlighet (se avsnitt 3.2),
och att oegentligheten har begåtts av någon i Företagets ledning eller av annan nyckelperson i Företaget (se avsnitt 3.3).

En anmälan som uppfyller båda kriterierna ovan benämns inom ramen för Företagets interna regelverk för kvalificerad anmälan eller visselblåsning.

3.2 Med allvarliga oegentligheter avses:

ekonomisk brottslighet såsom mutor, bestickning, stöld, bedrägeri och förfalskning, korruption, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings- och skattelagstiftning, samt
andra allvarliga oegentligheter som rör Företagets vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, såsom till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen samt mycket allvarliga former av diskriminering och trakasserier.

3.3 Med Företagets ledning eller andra nyckelpersoner avses följande personer i Företaget:

Verkställande ledning: VD och andra C-nivå chefer som ansvarar för att sätta och implementera koncernens strategiska och operationella mål.
Styrelsemedlemmar: Personer som sitter i koncernens styrelse, som styr och övervakar företagets strategiska inriktning och affärsetik.
Avdelningschefer: Individer som leder viktiga avdelningar som produktion, försäljning, marknads-föring, HR, inköp och IT, och som har stort inflytande över företagets verksamhet och resultat.
Nyckelkompetens: Specialister med unik expertis som är avgörande för koncernens verksamhet, som arbetsledare, projektledare, och IT-experter.
Juridisk och compliance personal: De som hanterar företagets efterlevnad av lagar och regle-ringar, vilket är kritiskt för att undvika juridiska risker och böter.
Försäljningsdirektörer och säljpersonal: Nyckelindivider inom försäljning som utvecklar och imple-menterar försäljningsstrategier, skapar relationer med kunder, och säkrar avtal som bidrar till företagets intäkter och tillväxt.
Inköpschefer och inköpspersonal: De som hanterar förvärv av varor och tjänster som är nödvän-diga för koncernens verksamhet, förhandlar priser och villkor, och säkerställer tillförlitligheten och kvaliteten hos leverantörer.

Dessa roller samt motsvarande anses vara kritiska för koncernens framgång eftersom de har ansvar för beslut och funktioner som direkt påverkar företagets ekonomiska prestanda, tillväxtmöjligheter, och ope-rativa effektivitet.

3.4 En anmälan via visselblåsarfunktionen Trumpet ska grunda sig i konkreta misstankar. Visselblåsaren ska ha skälig anledning att tro att den information som denne lämnar är sann, men behöver inte ha bevis för sin misstanke. Anmälningar som enbart görs på grund av rykten eller hörsägen omfattas inte av skyddet beskrivet i punkt 2.2-2.3 – som utgångspunkt ska visselblåsaren ha förstahandsinformation. Ingen ankla-gelse får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Falska eller illvilliga anklagelser kan vara ett allvarligt brott mot anställningsavtalet, och det finns inget repressalieskydd vid falska eller illvilliga anmälningar.

Vad ska inte anmälas?

3.5 Andra typer av ärenden än de som framgår av punkterna 3.41-3.2 ovan ska hanteras genom anmälan till närmaste chef, till chefens chef, eller till annan liknande person i ledande befattning, alternativt skydds-ombud eller annan facklig representant om anmälan avser arbetsmiljöfrågor eller visselblåsaren är fack-ligt ansluten och frågan rör anställningsfrågor. Sådana anmälningar kan potentiellt omfattas av repressa-lieförbud eller liknande skydd som följer av andra regler än visselblåsarlagstiftningen, men inte nödvän-digtvis i den utsträckning som det skydd som följer av denna policy.

3.6 Ärenden som inte berörs av denna policy, och som inte ska hanteras i Trumpet kan exempelvis vara:

händelser som inte utgör en allvarlig oegentlighet i enlighet med avsnitt 3.2 ovan, till exempel allmänt missnöje med hur verksamheten bedrivs eller med ledarskap, lön eller andra personalä-renden, eller
allvarliga oegentligheter som är begångna av personer som inte ingår i Företagets ledning eller utgör en nyckelperson i Företaget i enlighet med avsnitt 3.3 ovan.

3.7 En anmälan som inte uppfyller kriterierna för en anmälan i visselblåsarfunktionen enligt punkterna 3.4-3.3 ovan benämns inom ramen för Företagets interna regelverk för okvalificerad anmälan. En okvalificerad anmälan kommer inte att hanteras som en visselblåsning. Om en visselblåsare gör en okvalificerad anmälan kommer vederbörande att informeras därom och anmälan kommer att raderas från Trumpet inom tre veckor. Visselblåsaren kan i så fall i stället vända sig till sådana personer som anges i punkt 3.5 ovan.

4 Hur görs en anmälan?

4.1 Misstankar om oegentligheter kan anmälas till Trumpet via webbformulär, via telefon eller via brev. An-mälan kan ske dygnet runt alla dagar i veckan.

Anmälan via webbsida, telefon eller brev

4.2 En anmälan via Trumpets webbformulär, telefon eller brev görs via särskild länk på Företagets hemsida där det framgår hur anmälan ska lämnas. Alternativt skriver visselblåsaren in adressen InAreaGroup.trum-pet-whistleblowing.eu/ på valfri enhet (dator, surfplatta eller mobiltelefon) för att komma till visselblåsar-funktionen Trumpet. Om visselblåsaren väljer att lämna sin anmälan på annat sätt än via Trumpets webb-formulär är det viktigt att vederbörande lämnar någon form av kontaktuppgift för att kunna erhålla sina inloggningsuppgifter till ärendehanteringssidan i Trumpet. På ärendehanteringssidan ges återkoppling på anmälan och här kan även visselblåsaren hålla kontakten med ärendehandläggarna (se punkt 6.4 nedan).

Anmälan genom fysiskt möte

4.3 Anmälan kan även göras genom ett fysiskt möte. Om någon önskar begära ett fysiskt möte för att lämna en anmälan om förhållanden som avses i punkterna 3.4-3.3 ovan kan en begäran lämnas genom webb-formuläret, via telefon eller via brev. Den som vill begära ett fysiskt möte behöver lämna sina kontaktupp-gifter så att Trumpet kan ta kontakt i syfte att boka in ett möte. Vänligen observera att anonymitet inte kan utlovas om rapporteringen sker genom ett fysiskt möte.

5 Vad ska en anmälan innehålla?

5.1 I anmälan ska all fakta beskrivas och påståenden utvecklas så noggrant och detaljerat som möjligt. Allt som kan ha relevans för anmälan ska redogöras. Informationen som lämnas ska vara så korrekt och detal-jerad som möjligt. En anmälan ska, om möjligt, innehålla åtminstone följande information:

vad anmälan avser,
vem eller vilka som är inblandade,
var incidenten hände,
när i tiden incidenten hände och
om det var en engångsföreteelse eller om problemet pågående eller återkommande.

5.2 I Trumpet finns möjlighet att kommunicera med ärendehandläggarna – även vid begärd anonymitet. Ge-nom en kommunikationssida i systemet kan ärendehandläggarna ställa frågor och lämna återkoppling till visselblåsaren. Det är därför viktigt att visselblåsare som vill vara anonyma skriver ner de tilldelade inloggningsuppgifterna för fortsatt åtkomst till kommunikationssidan.

6 Hantering av anmälan

6.1 Anmälningar som sker genom Trumpet hanteras av en begränsad krets av personer som lyder under strikt sekretessåtagande. I denna begränsade krets av personer ingår:

särskilt behöriga personer hos WPA, samt
Företagets visselblåsarkommitté, som innefattar personer verksamma i Företaget som särskilt ut-setts till att hantera inkommande visselblåsningar. (”Visselblåsarkommittén”).

Om anmälan berör någon i Visselblåsarkommittén kommer en alternativ kommitté att sättas samman i vilken sådan berörd person inte ingår.

6.2 Inom sju (7) dagar efter att anmälan har lämnats kommer visselblåsaren få en mottagningsbekräftelse på kommunikationssidan i Trumpet. På denna sida kan även visselblåsaren interagera med ärendehandläg-garna.

6.3 En anmälan kommer att hanteras respektfullt, försiktigt, med sekretess, och med hänsyn till samtliga inblan-dade individers integritet. En anmälan kommer vidare att hanteras skyndsamt och beslut om åtgärder kommer att fattas snarast möjligt, dock aldrig på bekostnad av kvalitet eller rättssäkerhet för individen eller individerna som är föremål för anmälan.

6.4 Oavsett om en anmälan bedöms som kvalificerad eller okvalificerad kommer visselblåsaren att få åter-koppling om den bedömning som görs. Om anmälan bedöms vara kvalificerad kommer visselblåsaren även få återkoppling avseende den fortsatta handläggningen av ärendet. Återkoppling kommer att tillgäng-liggöras senast tre (3) månader efter genomförd anmälan, men oftast tidigare, på den sida i Trumpet där visselblåsaren kan kommunicera med ärendehandläggarna.

7 Möjlighet till anonymitet

7.1 Anmälningar i visselblåsarfunktionen kan ske antingen:

helt anonymt,
öppet i förhållande till såväl WPA som Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget.

7.2 Om visselblåsaren önskar sker kommunikation med bibehållen anonymitet och sekretess genom Trumpet.

7.3 Om visselblåsaren väljer att vara öppen med sin identitet kommer dennes uppgifter hanteras med sekretess och hemlighållas så långt det är legalt möjligt. Vid anmälan som leder till en polisanmälan eller annan rättslig åtgärd, kan Företaget eller WPA dock bli tvunget att lämna ut visselblåsarens personuppgifter (exempelvis för att personen kan behöva vittna i en rättegång). I en sådan situation kommer visselblåsaren att informeras innan hens personuppgifter lämnas vidare förutsatt att detta inte äventyrar utredningen eller den rättsliga åtgärdens syfte.

7.4 Anonymitet kan ej utlovas om visselblåsaren väljer att rapportera genom ett fysiskt möte. Om anmälan lämnas in genom brev eller telefon behöver visselblåsaren lämna någon form av kontaktuppgift om denne vill få en bekräftelse på mottagandet av, eller återkoppling på, anmälan. Om visselblåsaren vill vara anonym även i förhållande till WPA är det viktigt att visselblåsaren noga överväger vilka kontaktuppgifter denne lämnar.

8 Information om behandling av personuppgifter

8.1 Personuppgifter som lämnas via Trumpet hanteras i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförord-ningen, annan tillämplig lagstiftning, och Företagets vid anmälningstillfället gällande personuppgiftspolicy som finns tillgänglig på hemsidan. För sådana uppgifter är Företaget personuppgiftsansvarig och WPA personuppgiftsbiträde. Detta inkluderar visselblåsarens personuppgifter om denne väljer att vara öppen mot Visselblåsarkommittén/alternativ kommitté och Företaget.

8.2 Personuppgifter som förekommer i anmälningar omfattas av en lagstadgad tystnadsplikt som förhindrar obehörigt röjande. Tystnadsplikten hindrar inte behörigt röjande av personuppgifter, såsom exempelvis då personuppgifterna behöver vidarelämnas till polis eller annan myndighet.

9 Möjlighet att rapportera oegentligheter till myndighet

9.1 Utöver att använda Företagets egen visselblåsarkanal har visselblåsaren möjlighet att lämna sin anmälan till en myndighet. Detta kallas ”extern rapportering”. Vid extern rapportering får visselblåsaren samma skydd som om denne använder Företagets egen visselblåsarkanal och kan rapportera om samma typ av missförhållanden som beskrivs i punkt 3.1-3.2 ovan. Skyddet förutsätter att visselblåsaren är en sådan person som skulle kunna få skydd om denne använde Trumpet, såsom beskrivs i punkt 2.1 ovan. Den pri-mära skillnaden mellan att använda Företagets visselblåsarkanal och externa rapporteringsförfaranden är att vid extern rapportering är det en myndighet som tar emot anmälan och följer upp på den – inte Företaget. Företaget får alltså som utgångspunkt inte del av anmälan och det är upp till den aktuella myndigheten att avgöra vad som delges Företaget.

9.2 Den som vill göra en anmälan behöver vara medveten om att olika myndigheter ansvarar för rapporter om oegentligheter på olika områden. Exempelvis hanterar Integritetsskyddsmyndigheten rapporter om överträdelser av personuppgiftslagstiftning. Vilka förfaranden som tillämpas samt vilka tillvägagångssätt den som vill göra en anmälan kan använda för att rapportera kan variera mellan olika myndigheter, men visselblåsaren kommer alltid att kunna lämna sin anmälan muntligen, skriftligen eller genom ett fysiskt möte.

Det finns en stor mängd olika myndigheter som har i uppdrag att sköta de externa rapporteringsförfa-randena på olika områden. För en uttömmande lista över vilka myndigheter som ansvarar för vilka områ-den, samt för kontaktuppgifter till respektive myndighet, hänvisar vi den som vill göra en anmälan till Arbetsmiljöverkets hemsida (Länk: Lista över myndigheter med ansvar enligt ansvarsområde enligt förordning 2021:949 - Arbetsmiljöverket (av.se)).

10 Möjlighet att offentliggöra information om oegentligheter

10.1 Skydd vid visselblåsning enligt denna policy (se punkt 2.1-2.3 ovan) kan i vissa fall även fås om en vissel-blåsare offentliggör uppgifter om sådana oegentligheter som avses i punkterna 3.4-3.3 ovan. Skyddet förutsätter att visselblåsaren är en sådan person som skulle kunna få skydd om denne använde Trumpet, såsom beskrivs i punkt 2.1 ovan. Offentliggörande kan exempelvis bestå av att visselblåsaren går till media med uppgifter om oegentligheter, eller publicerar informationen på en blogg eller på sociala me-dier.

10.2 Skyddet enligt punkterna 2.1-2.3 erhålls vid offentliggörande enbart om:

visselblåsaren rapporterat om oegentligheten till myndighet i enlighet med punkt 9 utan att myn-digheten vidtagit några skäliga åtgärder för att komma till rätta med oegentligheten, eller om visselblåsaren inte fått återkoppling från myndigheten inom utsatt tid,
visselblåsaren har god anledning att tro att en rapportering till myndighet enligt punkt 9 ovan skulle leda till att visselblåsaren utsätts för repressalier eller att oegentligheten inte kan undan-röjas, eller
visselblåsaren har en god anledning att tro att oegentligheten innebär en tydlig eller överhäng-ande fara för någons liv, hälsa, säkerhet eller om det finns omfattande risk för miljöskador, eller har annat liknande skäl för att offentliggöra informationen.

10.3 Vi rekommenderar visselblåsare att alltid rådgöra med facklig representant eller juridiskt ombud innan vederbörande offentliggör sådan information som omfattas av denna policys tillämpningsområde.

Meddelar- och anskaffarfrihet

10.4 I Sverige finns något som heter meddelarfrihet. Detta är en del av yttrandefriheten och berör alla personer som lämnar information i syfte att den ska publiceras och tillgängliggöras för offentligheten. Meddelarfri-heten innebär att det allmänna – alltså stat, region och kommuner – inte får straffa den som meddelat information som publicerats. Notera att meddelarfriheten i sig inte hindrar att en privat arbetsgivare age-rar på informationsgivandet. Meddelarfriheten gäller enbart om informationen delas med någon som är upphovsman till böcker, tidningar, TV- och radioprogram eller liknande publikationsmedium. Det kan alltså handla om att lämna uppgifter till en tv-reporter, tidningsjournalist eller författare. Meddelarfriheten gäl-ler även om informationen lämnas till redaktioner eller utgivare, såsom en nyhets- eller tidningsredaktion. Det ska poängteras att meddelarfriheten har gränser – exempelvis finns ingen straffrihet om någon genom meddelande bryter s.k. kvalificerade tystnadsplikter.

10.5 I tillägg till meddelarfriheten gäller även något som kallas anskaffarfrihet. Anskaffarfriheten innebär att alla får leta fram information i vilket ämne som helst i syfte att publicera det eller för att utnyttja sin meddelarfrihet, utan att det allmänna – alltså stat, region och kommuner – får straffa personen. Anskaf-farfriheten är dock begränsad på så vis att informationen inte får anskaffas genom vissa brottsliga hand-lingar – exempelvis, stöld, olaga avlyssning, olaga tvång, och dataintrång. Anskaffarfriheten hindrar inte att privata arbetsgivare agerar på anskaffandet av informationen.